Surface 2：内置Office 2013引领企业高效率

现在企业的CIO们在为员工采购个人电脑时，会发现遇到了一个以前没有碰到过的难题。

目前要更新换代的电脑一般采购于4-5年前。当时的CIO在进行采购个人电脑时，工作比较简单。首先，CIO一般只需要考虑台式机和笔记本这样两种产品类型。其次，在对产品的具体需求方面，往往也只需要考虑性能和价格这两个指标。对于商用电脑而言，很多企业对员工的个人电脑的要求往往就是便宜/够用。但是当这些电脑面临升级换代时， CIO会发现，现在采购个人计算设备，变复杂了。最主要的原因，就是移动互联网时代的到来，让员工的计算设备和企业业务运营效率紧密关联。

中国移动互联网的发展速度，远远超越了当初的PC互联网。现在越来越多的顾客正在通过手机进行信息查询和网络购物，他们在消费时，可能在在家里，也可能在办公室，甚至咖啡馆；可能在上午，可能在下午，也可能在午夜。所有的企业，无论是B2C，还是B2B，都不可避免的和电子商务产生了关联。也就是说，消费者对企业响应速度的要求，正在指数化提升，这显然对所有企业的运营效率就带来极大的挑战。

商用平板的采购难点

我们在日常采访时遇到每一个企业主都表示，希望自己的员工能够24小时在线，不会因为员工处于下班时间，开会时不在座位上，或者因为员工在出差途中无法使用电脑不能及时处理文件，而影响处理业务问题，不能给消费者足够快的反馈，进一步影响企业的运营效率。对销售/市场等一线业务员工，企业主对员工移动化办公的诉求尤为迫切。但对这些经常处于移动状态的员工，传统笨重的计算设备可能就未必适用了，智能手机虽然能处理一些问题，但又因为屏幕大小等原因，很难成为员工的主流计算设备。

企业运转的有效、灵活，将提高企业的整体工作效率，是每一个企业主梦寐以求的状态，也成为每一个CIO最头疼的问题。在这种情况下，越来越多的CIO在考虑为这些员工配备更加便携的平板电脑。

但是CIO们的顾虑也很多，其中最主要的担心就是平板电脑的娱乐性过强。因为软硬件兼容性等原因，不能处理Office等软件才能处理的复杂文档，让员工很难用其于工作。如果不解决这个问题，CIO就需要在采购了平板电脑之后，还要额外为员工配备额的新的个人电脑，显然会构成一个很大的成本挑战。

一方面如果不能推动员工移动化，就不能提升业务响应速度提升效率，另一方面，购买平板电脑有可能造成潜在的IT支出上升。是CIO在采购平板电脑时的两难处境。为帮助CIO采购到满足效率和成本两方面的平板电脑，我们考察了市场上比较热门的产品，在这个过程中，以商务平板电脑定位的微软Surface 2成为我们的重点考察对象。我们在试用过程中，模拟了一些重要的工作场景，我们认为Surface 2在商务平板定位上的表现是让我们眼前一亮的。这款设备在CIO最担心的办公兼容性方面的表现尤其体现了微软独有特色和优势。下边我们就将实际的评测感受，呈现给有此类采购需求的CIO们。

体验一致性的Office 2013

在企业办公软件方面，最受欢迎的商用软件非 微软Office 莫属。虽然现今有各种能运行在手机或者平板电脑的类似的办公软件，但获得的评价一般仅仅是“能用”，而不是“实用”或是“好用”。

如果因为使用平板电脑，而改变员工的习惯，增加员工的学习成本，显然就和使用平板电脑提升员工效率的初衷背道而驰。学习成本还好解决，如果产生了文档数据的兼容性问题，更加难以解决，因为这涉及了企业与外部上下游的沟通。一言以蔽之，符合用户传统使用习惯的办公软件才能够真正提高企业用户的办公效率。

而微软的Surface 2内置的微软Office 2013家庭与学生RT版就成为我们的首要评测目标。如果这套内置的软件能够表现的能如同其桌面版本的兄弟Office，应该可以说那就化解了CIO采购平板电脑的最大担心。这也是Surface2是否可以称作 “能工作的平板电脑”的决定性因素。

经过实际使用我们发现，在Surface 2内置这套RT版的Office 2013中涵盖了Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote几大常用办公组件，是能够让CIO们满意的。

先来看兼容性方面的表现，我们挑选了一个PPT和一个Word当中的模板来进行展现，如图所示：

图1-2：在常用的几个办公软件内部提供了数款设计精良的模板供用户下载，内置的模板在设计方面丝毫不逊于外站提供的模板样式。不需花费多余费用便给企业用户带来了更多的选择，省去寻找模板所花费的大量时间，当老板临时需要你提交一个表格时，再也不用满世界去寻找模板了，将这些不必要的时间用于信息的便携上，整体工作效率得到了大幅度提升。

这套Office 2013在兼容性方面也表现的相当不错，对以前版本的旧格式文档基本通吃，可以将旧文档转换到Office 2013版，虽然文档的布局可能会有所变化，不过在感官方面还是能够被用户所接受。相反，虽然现今有很多替代Office的办公软件，兼容性较差，特别是在PPT和EXECL方面，所以试想业务人员在辛辛苦苦做好演示文档后，因为系统和软件带来的差异造成缺页以及排版错乱，将会对客户造成什么样的糟糕印象。

最新版Office 2013的外部文件兼容性也表现出错，比如能够使用Word插入联机视频，打开 PDF 并编辑和导出。RT版本的Office2013原生支持PDF文档阅读，用户不需要下载第三方软件便可进行阅读，并提供了PDF生成功能，只需简单的操作便可以完成。

图3-4：在阅读时还能够进行关键字查找、打印和保存到云端等功能。商务人士能够在面见客户时一边展现资料一边进行无线远程打印，操作简单又不失易用性。

再来看邮件系统。让我们感到惊喜的是，RT版Office 2013还提供了Outlook这一办公利器，而普通的家庭学生版本身在这个版本里面是没有Outlook的。Outlook邮件客户端深受商业用户欢迎，它已经成为商业用户日常办公最不可或缺的沟通工具。而多数员工在移动环境要使用的办公应用，邮件一定是最常被提及的那个。RT版内置的Outlook在功能表现上，和桌面版Outlook并无不同。而且使用 Outlook 同步任务和日历，让员工即使在出差过程中，也不会忘记日程安排，这也很大程度上为Surface 2作为“能工作的平板电脑”的定位增色不少。

符合使用习惯的办公软件无疑将会成为推动业务移动化的助力，除了商务人士以外，大部分消费用户也在使用Office这一软件。传统熟悉的Office不仅让办公得到了保障，也保证了内外部的一致性。

PowerPoint也是一个比较重要的评测环节。很多员工选择移动设备，很重要的一个场合就是用于客户PPT演示。在RT版内置的PowerPoint中，新添加了很多新的对齐工具、颜色匹配工具和其他设计工具，能够帮助业务人员轻松创建和修改演示文稿。如果企业之前还在用老版本的Office软件，现在通过Surface2一并借机升级了Office软件系统，那么相信会带来额外的效率提升。因此我们相信，如果员工使用Surface 2用于拜访客户的演示设备，即使在拜访之前，面临突发性的PPT修改需求，员工也可以利用这个设备搞定难题。

OneNote与OneDrive的协同应用

在移动化时代，企业在日常工作、管理和信息交流上，有着越来越多的协同办公的要求，在实时交互、数据共享等方面也有着进一步的需求。员工的交流越来越多通过不见面来完成。这种情况下，云端应用已经是现今各大IT厂商发展的主攻方向，在线协同办公更是重要趋势。

我们试想这样一个场景，当业务人员在与客户开展业务合作时，客户提到了一个业务人员不熟悉的问题，这时传统的解决方法就是通过电话、邮件等方式与公司内部的技术人员进行沟通/讨论/反馈。这样的操作流程，很可能文档版本不一，沟通不及时，信息滞后。这样就会影响一线业务人员决策，甚至造成客户的流失。

Surface 2中内置的OneNote与OneDrive服务正好能够帮助企业增加团队协作能力。利用OneNote 2013的云笔记，在遇见上述场景时，业务人员可以快速将当时的问题进行记录，并同步到云端，这样企业内部的管理人员以及技术人员统统可以看到这个笔记，通过在线的编辑，给业务人员提供远程支持。此外业务人员也可以通过OneNote进行业务情况的记录，管理人员在自己的OneNote里便可以同步查看各项业务进展的状况，对业务有一个宏观的把控。

同时OneNote更像一个创意处理器，我们在工作中经常会遇见这种情况，就是突发性的奇思妙想而衍生出的创新思路，当然创新的点子亦有可能来自头脑风暴或是休憩时的冥想，而这种瞬间划过的念头往往因为没有得到及时记录而被遗忘。这时我们就可以使用OneNote进行记录：

图5-6：OneNote能够把一些平时杂乱无章无法整理的信息都能打理的井井有条，也让创意不再从指尖溜走。

另外值得一提的便是图文混排这一功能，相比Word中的图文混排，OneNote的图文混排在用于团队协作时，更加实用。尤其在经过触屏优化后的OneNote可以方便的拖动文本块和图片，而表格的创建也只要通过Tab键+Enter键即可完成建立。

在传统条条框框一板一眼的文档样式也很难引起自己上司的关注，而这种个性化的混排方式，不仅体现出了自己的新意，或许还能让上级和同事眼前一亮，也给枯燥的工作中带来一丝精彩。

除了OneNote之外，用户还能够通过Office 2013的手写批注功能来进行业务整体流程上的优化。毕竟在企业内部，若是想要开展一项业务，决策者的签字审批是必不可少的一个环节，而决策者不可能每天都在单位坐班，他们亦有很多的公事需要处理。手写批注功能让决策者可以从容的在任何时间任何地点开展工作。

图7：除了Word以外，只要Office支持的阅读格式都可以进行手写签批，不仅可以用于文件的审批，更可用来进行答复批注，帮助业务人员找出合同中存在异议的部分，并给与相应的指点。

批注后，用户便需要使用OneDrive来进行资料的共享，OneDrive能够将文档、笔记、照片、音乐、视频或其他类型的文件上载到云中的存储空间，然后通过计算机或手机访问这些文件。

在OneDrive的共享功能中，有获取链接，和邀请他人两个功能选项，两者不同之处便在于获取链接主要是针对想要将文件等内容共享给其他人观看的用户，不过却无法进行对于文件内容的修改，而邀请他人这一选项则能够让被邀请者实现文档在线编辑等权限。这种协同办公的方式让一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。

图8：OneDrive还为Surface 2提供了一个特权，便是拥有两年免费使用200GB云存储空间的使用权。

此外OneDrive除了可用于协同办公之外，还能够为企业保障数字资产不会流失。毕竟企业内部的员工流动是十分正常的一件事，尤其是业务员的离职会造成部分客户资源的流失。而现今，我们利用OneDrive将每个人员的办公资料以及客户信息保存到云端，同时企业还可以运用OneDrive做成一个企业内部的知识库，不仅对内部员工提供帮助，还实时为在外的业务人员提供标准化的官方资料。

Surface 2不会让企业的IT支出额外提升

经过以上的体验介绍，相信企业CIO也能和我们得出一个同样的结论，使用Surface 2作为平板电脑提供给员工，能够应对企业在前端设备上的移动挑战，提升办公效率的同时也让业务更具连续性。不过，Surface 2会不会造成企业额外的经济负担呢？我们认为对这个问题，CIO不需要太过担心。

首先我们先来做一个Surface 与 iPad、MacBook Air、以及目前市场上以轻便主打的Yoga 2 自身设备购买成本与后期投入上的比较分析。

从上表中我们可以清楚的看到从产品自身价格来讲，Surface 2首先就占有一定的优势。iPad和MacBook Air 在苹果官网，给出的只是基础售价，加上Office套件所需的成本后，Surface 2与其他产品更是拉开了一个大的差距，下面我们就给大家详细解读一下。

微软在近期发布了iPad版的Office套件，虽然iPad 版的Office虽然在功能和界面上没有什么区别，文档兼容性也堪称完美，并可以免费下载。但免费版本仅能查看文档。如果要创建和修改，就必须要购买Office 365服务，每年约合499元人民币。

对于iPad而言，Office套件只是后期维护成本中的一部分，由于其在文字录入和多任务处理上存在天然的障碍，这很大程度上会降低了企业的运营效率。市场有很多的iPad配套键盘，先不说匹配度如何，单就购买成本而言就又是一笔不菲的投入。多任务处理则是无法解决的难题。

再来看MacBook Air，它 的Office套件Office for Mac 2011简体中文版在零售市场上分为‘家庭和学生版’和‘小型企业版’。并且这个相对陈旧版本的Office价格也是非常昂贵。

从上表不难看出Office for Mac 2011两个不同版本的售价是极其昂贵的，对于企业来说，如果采购MacBook Air，后续还要购买Office 软件，对企业而言是一笔巨大的支出，相信有不少CIO和IT Manager会因此望而止步。

如果单纯从价格上衡量的话，Office 2013家庭与学生版的售价为699元。虽然Yoga 2 在Office套件这一款相比苹果产品有着一定优势，但是产品自身价格则偏高。Surface 2“赠送”这套价值不菲的软件，而企业需要花费的只是设备本分购买成本便可以进行移动化的开展，在后期也不需要在设备上投入额外的维护成本，为企业提供更高的投资回报率。

在移动互联网时代，对企业而言，让员工，尤其是一线业务员工使用移动化计算设备，已经是一个必然的选择。经过实际的使用，我们可以得出一个结论， 微软Surface 2所展现出的上述商务平板的属性，符合企业移动化时代设备选型的标准。使用Surface2，企业能够最大化程度的保护现有数字资产，也不需要让员工改变使用习惯。如果您作为CIO正在考虑一款商务平板电脑，我们认为，Surface2是一个值得去关注和列入采购清单的产品。